Wer kennt das nicht? Die Suche nach einem wichtigen Dokument, die Frage an den Kollegen, ob er noch weiß wer zuletzt das Angebot bearbeitet hat, oder der Vertrag der einfach nicht mehr auffindbar ist. Meist handelt es sich hierbei um Vorgänge und Büroabläufe, die nicht tagtäglich durchgeführt werden, aber dennoch wichtig für eine funktionierende Organisation sind. Sei es die Angebotserstellung für ein wichtiges Kundenprojekt, die Verwaltung von Verträgen oder die Organisation einer Ablage für wichtige Aufgaben, die im Unternehmen von Kollegen noch erledigt werden müssen.Die Organisation solcher Abläufe bezeichnet man auch als Geschäftsprozessmanagement. Es geht hier darum, die Abläufe innerhalb des Unternehmens zu ordnen und nach vereinbarten Regeln durchzuführen.
Konkret bedeutet dies, dass festgelegt wird, wer im Unternehmen für die Bearbeitung von Angeboten, Rechnungen oder Verträgen zuständig ist. Wann ein Vorgang als erledigt gilt und wann er noch bearbeitet oder geprüft werden muss. Und es geht vor allem um die Sicherung all dieser Daten in einer zentralen Datenbank. Nur so können Geschäftsvorfälle später auch von allen Mitarbeitern wieder gefunden werden.
Die Software Lösung ‚Imixs Office Workflow‚ ist eine solche Bürosoftware zur Organisation von Arbeits- und Geschäftsabläufen. Die Software ist für Klein- wie auch mittelständische Unternehmen geeignet und kann sehr schnell installiert und eingeführt werden. Die Bedienung erfolgt ausschließlich über den Webbrowser. Daher müssen keine Installationen an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter durchgeführt werden.
DIE ORGANISATION
Zunächst wird über sogenannte ‚Bereiche‘ festgelegt, welche Mitarbeiter mit der Software arbeiten und welche Funktion sie im Unternehmen erfüllen. Es wird also die Struktur der Organisation festgelegt. Mitarbeiter können in Gruppen und Teams zusammengefasst werden. Diese Arbeitsgruppen sind später für die Durchführung einzelner Aufgaben zuständig.
ARBEITSABLÄUFE DEFINIEREN
Imixs Office Workflow stellt bereits eine Vielzahl verschiedener Arbeitsabläufe zur Verfügung. Diese können den einzelnen Bereichen zugeordnet werden. Damit wird auch festgelegt, wer im Unternehmen zuständig für diese Aufgaben ist. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Verträge durch den Vertrieb verwaltet werden, Rechnungen aber von der Buchhaltung.
Dass Aufgaben auch zwischen Bereichen hin und her geschickt werden können, regelt das Workflow System. Über die hinterlegten Geschäftsprozesse wird definiert, wann eine Aufgabe von einer bestimmten Arbeitsgruppe bearbeitet werden soll. Die Weiterleitung erfolgt dann ganz automatisch.
AUFGABENLISTEN
Damit schnell ersichtlich ist was aktuell alles zu erledigen ist, stellt die Software sogenannte Aufgabenlisten bereit. Über diese kann jeder Mitarbeiter sehen was noch zu erledigen ist, oder welche Aufgaben aktuell im Unternehmen bearbeitet werden.
Über die Aufgabenlisten können sämtliche Vorgänge zu einem bestimmten Thema schnell wiedergefunden werden. So lassen sich die Aufgaben und Vorgänge nach ihrer Art, dem Status oder dem Bereich schnell abrufen. Natürlich kann man eine Aufgabe auch durch die Eingabe eines Suchbegriffs schnell wiederfinden.
DOKUMENTE VERWALTEN
Zu jeder Aufgabe können verschiedenste Informationen erfasst werden. So können zu einem Auftrag beispielsweise Ansprechpartner, Projektnummer oder das Bestelldatum erfasst werden. Diese Informationen werden zusammen mit dem Vorgang gespeichert und stehen allen Mitarbeitern später zur Verfügung.
Da eine Aufgabe oder ein Geschäftsvorgang meist auch durch Dokumente bestimmt ist, die entweder selbst erstellt werden (z.B. Ausgangsrechnungen oder Angebote) oder aber von außen in das Unternehmen gelangen (z.B. Bestellungen, Vertragsunterlagen, Eingangsrechnungen) müssen auch diese mit der Aufgabe in Verbindung gebracht werden.
Imixs Office Workflow ermöglicht es, diese Dokumente direkt an den Vorgang anzuhängen. Ähnlich einer Vorgangsmappe erhält die Aufgabe also mit der Zeit verschiedene Informationen und Dokumente, die für die spätere Bearbeitung notwendig sind. Wird der Vorgang später durch einen Mitarbeiter geöffnet, stehen diese Dokumente sofort bereit und müssen nicht von einer anderen Quelle geholt und zugeordnet werden.
ARBEITSABLÄUFE VEREINFACHEN
Wie in diesem kurzen Überblick dargestellt, ermöglicht eine Bürosoftware wie Imixs Office Workflowdie Organisation und die damit verbunden Abläufe in einem Unternehmen oder Büro schnell zu organisieren. Alle Informationen stehen an einem zentralen Ort zur Verfügung und Mitarbeiter können schnell auf diese zugreifen.
Das Thema Geschäftsprozessmanagement bietet aber noch eine Reihe weiterer Vorteile. So können die einzelnen Abläufe überwacht, ausgewertet und archiviert werden. All dies geschieht durch die Definition in einem Workflowmodell, welches festlegt wann eine Aufgabe bearbeitet werden muss und wann die Aufgabe als erledigt gilt. Ändern sich Abläufe im Unternehmen kann das Modell schnell angepasst werden. Die Informationen die bis dahin gesammelt wurden, stehen aber weiterhin zur Verfügung. Vor allem bei Aufgaben, die von mehreren Mitarbeitern über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden müssen, bietet eine Bürosoftware eine wertvolle Hilfestellung.
Bei Imixs Office Workflow handelt es sich um eine Open Source Software. Daher kann bereits mit geringen Kosten ein hoher Nutzen erreicht werden. Und das System ist offen für künftige Erweiterungen.
Erfahren Sie mehr über Imixs Office Workflow unter: http://www.office-workflow.de